El
Servicio de Archivos, por su parte, realiza los
trabajos archivísticos e informáticos
a la documentación; genera y actualiza
la base de datos central de todos los archivos
municipales; remite la base de datos de cada archivo
municipal al Ayuntamiento correspondiente; proporciona
asesoramiento técnico; centraliza la realización
de las consultas y peticiones de los gestores,
ciudadanos e investigadores; conserva los fondos
documentales de los archivos en instalaciones
adecuadas y sirve y difunde el patrimonio documental
y bibliográfico de la Comarca a los gestores,
ciudadanos e investigadores.
Se
realizan las siguientes tareas:
-
Organización,
clasificación, descripción e
informatización de los fondos documentales
existentes en cada uno de los ayuntamientos
comarcales: fondo administrativo, fondo juzgado
y fondo cámara agraria.
-
Organización,
clasificación, descripción e
informatización del fondo documental
de la Mancomunidad de la Litera y el fondo
de la Comarca de la Litera.
-
Mantenimiento anual de la documentación
generada en el último año contable
y revisión de la documentación
organizada durante el mantenimiento anterior,
como medida de control.
-
Tareas de control y mantenimiento de los depósitos
documentales y dotación de las condiciones
ambientales idóneas: funcionamiento
e instalación de humidificadores, limpieza
de humedad y polvo, desinfección y
desinsectación, etc.
-
Ayuda al personal de los ayuntamientos en
todo lo relacionado con búsquedas de
documentación, funcionamiento del sistema
informático y todas aquellas dudas
que surjan en relación con el archivo
y la documentación existente.
-
Atención y gestión de peticiones
de documentación por parte de los investigadores
que acudan al Servicio de Archivos.
El
Servicio lleva a cabo la función de difundir
y divulgar. Su labor de difusión va destinada
a prestar un servicio de información a
tres tipos de usuarios:
-
A
la propia Institución productora de
los documentos custodiados.
-
Al
ciudadano que acude al archivo como administrado
para recuperar antecendentes documentales
que son de su interés como prueba de
derechos.
-
Al
ciudadano que consulta sus fondos con fines
de investigación.
Respecto
al primero, el servicio se materializa fundamentalmente
en el préstamo de expedientes ingresados.
El
servicio que se ofrece al particular está
basado en la reproducción y compulsa de
los documentos que requiere para justificar un
determinado antecendente documental, con fines
administrativos.
El
servicio al investigador consiste en la consulta
en sala de la documentación solicitada,
en ocasiones también su reproducción.
El
servicio dispone en la Sede de la Comarca de su
espacio físico en el cual se realizan todas
las gestiones propias del Servicio. Asimismo,
la Sede de la Comarca dispone de un depósito
documental donde albergar sus fondos.
Compacto en el depósito
documental de la Sede Comarcal
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