Servicio de Archivos de la Comarca de la Litera
El Servicio de Archivos de la Comarca de la Litera es la unidad técnica de apoyo a la administración encargada de:
Gestión del Archivo de la Institución.
El Archivo es la unidad encargada de la organización, conservación y servicio del Patrimonio Documental de la Comarca; así como el conjunto orgánico de documentos producidos o reunidos por la institución en el ejercicio de sus funciones, al servicio de su utilización para la gestión administrativa, la información, la cultura y la investigación.
Los fondos documentales del archivo se estructuran entorno a un cuadro de clasificación. (Anexo 1)
Funciones principales del Servicio:
- El establecimiento del sistema archivístico de la Comarca.
- La coordinación de los diferentes archivos y/o fondos.
- La reunión, identificación, estudio y valoración de las series documentales producidas por los distintos órganos administrativos.
- La elaboración de normas y el establecimiento de los períodos de mantenimiento de los distintos archivos municipales.
- El control de las transferencias, las eliminaciones y los plazos de reserva de consulta por parte de los ciudadanos.
Competencias del Servicio:
La elaboración de informes, apoyo y soporte técnico en materia de archivo a los municipios, supervisión técnica de proyectos, difusión; funciones de coordinación, de mantenimiento, organización y digitalización de los archivos municipales adscritos al Servicio. Y cuantas funciones correspondan o se le encomienden relativas a archivos.
Así como velar por el cumplimiento de la legislación existente en materia de archivos, accesos y documentos electrónicos. (Anexo 3)
Gestión de los Archivos Municipales
Un archivo es el conjunto de documentos reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades.
La documentación municipal llega al archivo de forma natural, como culminación del proceso de gestión administrativa de las diferentes áreas. Estos documentos son el reflejo de la historia de la institución u organismo que los ha producido o recibido en su quehacer diario y pueden tener distintos soportes: papel, pergamino, soporte informático...
Todos los Ayuntamientos tienen el deber de velar por la preservación y conservación del Patrimonio Documental Municipal que está constituido, según la ley, por los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos por el Ayuntamiento en el ejercicio de sus funciones.
El Archivo Municipal reúne, conserva, organiza y difunde la documentación que se conserva. Su finalidad es ponerla a disposición de los ciudadanos para la información, el estudio, la investigación y la resolución de asuntos administrativos y el uso interno de los servicios municipales.
Los fondos documentales del archivo se estructuran entorno a un cuadro de clasificación. (Anexo 3)
Funciones:
- Organización, descripción e informatización de los fondos documentales de los archivos municipales adscritos a al servicio.
- Servicio de Información y difusión
- Servicio de consultas internas y externas
- Formación de gestores y/o usuarios: personal de los Ayuntamientos para la localización de expedientes dentro del archivo y para la creación de expedientes de acuerdo al sistema de archivo implantado.
Gestión de otros fondos
El Archivo de la Comarca de la Litera además, conserva la documentación generada por un organismo privado como el Fondo particular denominado “Casa Dámaso” por donación.
Funciones:
- Ingresos de documentos (donaciones ) de carácter histórico
- Tratamiento: organización, descripción e informatización de los fondos existentes
- Servicio de información y difusión
- Servicio de consultas internas y externas
- Acceso y servicio público
